Die Mail-Server akzeptieren eine maximale Größe von 30 MB pro Mail beim Versenden oder bei der Zustellung in das eigene Postfach.
E-Mails mit einer SPAM-Wahrscheinlichkeit von über 95 % werden vom Mail-Server abgewiesen.
E-Mails, die auf dem Mail-Server in den Papierkorb (Trash) verschoben wurden, werden nach 7 Tagen endgültig gelöscht.
Postfächer für Studierende der Universität besitzen eine maximale Kapazität von 512 MB.
Postfächer für Bedienstete der Universität besitzen eine maximale Kapazität von 1024 MB.
Wird die unter Punkt 4 und Punkt 5 angegebene maximale Kapazität eines Postfaches überschritten, werden keine neuen E-Mails mehr zugestellt.
Es wird ein Ordner "SPAM" im Postfach für jeden Benutzer eingerichtet. In diesen werden durch das Rechenzentrum als SPAM gekennzeichnete E-Mails automatisch verschoben.
E-Mails, die in dem Ordner "SPAM" abgelegt sind, werden automatisch gelöscht, sobald sie älter als 30 Tage sind.
SPAM-Mails werden nicht mehr weitergeleitet.
Abwesenheitsnachrichten werden nicht mehr an SPAM-Absender verschickt.

Mail-Server des Rechenzentrums

Das Rechenzentrum betreibt mehrere Server, die das Versenden bzw. Empfangen von E-Mails ermöglichen. Sie werden nach ihrer Funktion unterschieden. Für den Empfang von E-Mails sind die IMAP-Server (Posteingangsserver) und für den Versand von E-Mails die SMTP-Server (Postausgangsserver) zuständig.
Die vollständigen Serveradressen (siehe Tabelle) werden in Mail-Programmen, beim Einrichten eines Mailkontos erwartet.

Mail-Server	Adresse	Erläuterung
Postausgangsserver (wird zum Versenden von Mails in Mail-Programmen benötigt)	smtp.serv.uni-osnabrueck.de	Der Server "smtp.serv.uni-osnabrueck.de" kann nur von Rechnern, die im Universitäts/Hochschul-Netz eingebunden sind, zum Versand von E-Mails genutzt werden.
	smtp-auth.serv.uni-osnabrueck.de	Der Server "smtp-auth.serv.uni-osnabrueck.de" kann von Rechnern, die nicht im Universitäts/Hochschul-Netz sondern über andere Provider ins Internet eingebunden sind, zum Versand von E-Mails genutzt werden. Er verlangt eine Authentifizierung. (Der Server verwendet SSL/TLS und überträgt somit das Passwort verschlüsselt)
Posteingangsserver (wird zum Empfangen von Mails in Mail-Programmen benötigt)	imap.serv.uni-osnabrueck.de	Bei Verwendung einer gesicherten Verbindung über SSL (um das Passwort verschlüsselt zu übertragen) muss der Port 993 angegeben werden!

Mailadresse

Alle Mailadressen, die vom Rechenzentrum generiert werden, bestehen aus drei Teilen:

Benutzerkennung
@-Zeichen
uni-osnabrueck.de alternativ uos.de

Bedienstete der Universität Osnabrück erhalten zwei zusätzliche E-Mail-Adressen, die E-Mail-Alias-Adressen.

Als Beispiel wird der Bedienstete Xaver Muster der Universität mit der Benutzerkennung xmuster betrachtet. Er erhält vom Rechenzentrum automatisch folgende Mail-Adressen:

Mail-Adressen
xmuster@uni-osnabrueck.de
xmuster@uos.de

Mail-Alias-Adressen
(nur für Bedienstete der Universität) Xaver.Muster@uni-osnabrueck.de
Xaver.Muster@uos.de

Hinweis: Gibt es mehrere Bedienstete mit gleichem Vor- und Nachnamen, behält sich das Rechenzentrum Sonderregelungen bei der Adressvergabe vor. Dies erfolgt in Absprache mit den Betroffenen.

Mail-Programme

Das Lesen beziehungsweise Schreiben von Mails geschieht mit Mail-Programmen. Diese müssen entsprechend konfiguriert werden, damit sie E-Mails versenden, beziehungsweise empfangen.
Alternativ dazu kann die SOGo-Groupeware genutzt werden. Sie kann von beliebigen Browsern aus weltweit abgerufen werden und bietet einen konfigurationsfreien Zugang auf die persönliche Mailbox. Über SOGo lassen sich Abwesenheitsnachrichten und Weiterleitungen aktivieren.

Die folgenden Texte beschreiben für einige Mail-Programme das Einrichten eines Mailkontos auf uni-internen Rechnern und auf Rechnern, die sich nicht im Universitäts-/Hochschulnetz, befinden sowie das Signieren und Verschlüsseln von Mails.

Android Email

Einrichten eines Mailkontos
Apple Mail

Einrichten eines Mailkontos
Einrichten eines Mailkontos "von zu Hause"
Signieren und Verschlüsseln
Mozilla Thunderbird 3

Einrichten eines Mailkontos
Einrichten eines Mailkontos "von zu Hause"
Signieren und Verschlüsseln
Outlook 2003

Einrichten eines Mailkontos
Einrichten eines Mailkontos "von zu Hause"
Signieren und Verschlüsseln

Outlook 2010

Einrichten eines Mailkontos
Einrichten eines Mailkontos "von zu Hause"
Signieren und Verschlüsseln

Windows Live Mail

Einrichten eines Mailkontos
Einrichten eines Mailkontos "von zu Hause"
Signieren und Verschlüsseln

Webmail

Das Rechenzentrum setzt momentan zwei Webmailserver ein, die Groupware SOGo und die alte Webmail-Schnittstelle " Squirrel-Webmail". Beide Schnittstellen müssen nicht konfiguriert werden und bieten einen direkten Zugang auf die persönliche Mailbox an der Universität Osnabrück. Sie können von beliebigen Browsern aus weltweit genutzt werden. Über SOGo werden Abwesenheitsnachrichten und Weiterleitungen eingerichtet. Die dafür notwendigen Arbeitsschritte werden detailliert in den folgenden Abschnitten beschrieben.

SOGo: Webmail - Kalender - Kontakte

Der SOGo-Groupeware-Server, den das Rechenzentrum betreibt, stellt neben der Webmailfunktionalität, die weltweiten Zugriff auf die persönliche Mailbox bietet, weitere Features zu Verfügung. Insbesondere das Erzeugen und Nutzen von privaten und gemeinsamen Kalendern, um Termine online zu verwalten ist hier zu nennen. Ein weiteres Feature ist die Verwaltung von Adressdaten, auf die individuell oder von verschiedenen Personen gemeinsam zugegriffen werden kann. (Eine ausführliche Beschreibung ist in Arbeit.)

Die SOGo Anmeldeseite kann unter dem Link https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/ erreicht werden.

Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht wird benötigt, um während Abwesenheitszeiten vom Arbeitsplatz (Urlaub, Krankheit, etc.) eingehende E-Mails automatisch mit einem zuvor generierten Nachrichtentext, der dann als Mail versandt wird, zu beantworten. Wie und wo diese Abwesenheitsnachricht eingerichtet wird, aber auch, wie sie wieder deaktiviert wird, zeigt der Text unter dem folgenden Link:

Abwesenheitsnachricht

Weiterleitung

Benutzer, die eine gültige E-Mail-Adresse im Rechenzentrum der Universität haben, können eingehende E-Mails an andere Mail-Adressen weiterleiten. Wie und wo eine Weiterleitung eingerichtet wird, aber auch, wie sie wieder zurückgesetzt wird, zeigt der Text unter dem folgenden Link:

Weiterleitung

Filterregeln einrichten

Mit gesetzten Filterregeln lässt sich das Verhalten von eingehenden E-Mails manipulieren. So lassen sich E-Mails von bestimmten Absendern zum Beispiel automatisch löschen, mit einer automatischen Antwortmail versehen, in bestimmte Ordner verschieben etc. Das folgende Beispiel beschreibt das Einrichten und das Aktivieren einer Filterregel in SOGo.

SOGo-Webmail Filterregeln einrichten

Mailbox-Größe ermitteln

Studierende, die im Rechenzentrum über ein Benutzerkonto verfügen, bekommen eine Mailbox gestellt, deren Größe maximal 500 Megabyte betragen darf. (Bedienstete: 1 Gigabyte). Die aktuelle Größe der Mailbox wird in der SOGo-Schnittstelle über eine kleine Grafik und einen kurzen Text im linken oberen Rahmen angezeigt.

https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/

Hinweis: Ist eine Mailbox zu 80% belegt, wird der Benutzer per E-Mail davon in Kenntnis gesetzt.
Wird die zulässige Gesamtgröße der Mailbox überschritten, ist es nicht mehr möglich E-Mails zu empfangen. Eingehende E-Mails werden mit dem Hinweis: "Nicht zustellbar" an den Absender zurückgeschickt.

Squirrel-Webmail

Squirrel-Webmail ist die alte, bislang vom Rechenzentrum angebotene Webmailschnittstelle. Sie wird mittelfristig komplett von SOGo abgelöst. Sie bietet wie SOGo direkten Zugang auf die persönliche Mailbox an der Universität Osnabrück, verfügt aber nicht über die Groupwarefunktionalität von SOGo.

Squirrel-Webmail ist unter dem Link https://webmail.rz.uni-osnabrueck.de erreichbar.

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