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SOGo-Kalender

Mit dem SOGo-Kalender bietet das Rechenzentrum eine Webschnittstelle an, über die Termine und Aufgaben in privaten und öffentlichen Kalendern individuell oder mit mehreren Personen eingetragen und verwaltet werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Kalender in Programmen wie Mozilla Thunderbird, Outlook, Windows Live Mail, Apple iCal etc. oder in mobilen Endgeräten (iPad, iPhone, Android ...) einzubinden und zu synchronisieren.
Die Kalenderverwaltung ist eine von mehreren Modulen des SOGo-Groupwareservers. Das Rechenzentrum bietet zusätzlich die SOGo-Webmailschnittstelle an, mit der weltweit Zugriff auf die E-Mail-Konten der Universität besteht und das SOGo-Adressbuch, mit dem sich Adressen via Web verwalten lassen.

Voraussetzung

SOGo-Kalender kann von allen Personen genutzt werden, die im Besitz einer gültigen Benutzerkennung sind.

Persönlichen SOGo-Kalender nutzen

Jedem berechtigten Benutzer der SOGo-Schnittstelle steht nach der Anmeldung der Kalender Persönlicher Kalender zur Terminverwaltung zur Verfügung. Dieser ist standardmäßig nur für den Besitzer des Kalenders sicht- und beschreibbar. Die folgenden Punkte behandeln die Terminverwaltung mit SOGo am Beispiel der fiktiven Personen Xaver Muster, Yvonne Muster und Zacharias Muster.

SOGo-Anmeldung

Die Anmeldung an SOGo erfolgt über die URL https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/ mit den folgenden Eingabedaten:

Benutzername: die Benutzerkennung (hier: xmuster)
Passwort: das zur Benutzerkennung gehörende Passwort

Über die Schaltfläche Anmelden wird der Authentifizierungsvorgang des Benutzers gestartet.

Termine in SOGo eintragen und Teilnehmer einladen

Termine können im Menü Kalender über den Button Neuer Termin angelegt werden.

Die angezeigten Eingabefelder können, wie im Beispiel gezeigt, ausgefüllt werden. Über die Schaltfläche Teilnehmer einladen besteht die Möglichkeit, Personen per E-Mail einzuladen. Wird dies nicht gewünscht, kann der Termin jetzt über Speichern und schließen in den Persönlichen Kalender übernommen werden.

Ein Teilnehmer kann durch Klick auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen eingetragen werden. Es öffnet sich ein Eingabefeld, das eine gültige E-Mail-Adresse der Universität erwartet. SOGo erwartet die E-Mail-Adressen in der folgenden Form:

1) Benutzerkennung@uni-osnabrueck.de (hier: ymuster@uni-osnabrueck.de) NICHT Benutzerkennung@uos.de

oder aber, wenn eine E-Mail-Alias-Adresse vorhanden ist, in folgender Form:

2) Vorname.Nachname@uni-osnabrueck.de (hier: Zacharias.Muster@uni-osnabrueck.de) NICHT Vorname.Nachname@uos.de

Sind alle gewünschten Teilnehmer eingetragen, wird der Dialog mit OK abgeschlossen.

Der Termin wird jetzt über Speichern und schließen in den Kalender übernommen. Gleichzeitig wird an Yvonne Muster und Zacharias Muster eine Teilnahmeeinladung per E-Mail versendet.

Der abgespeicherte Termin ist jetzt im Kalender sichtbar.

Termineinladungen in SOGo bestätigen

Meldet sich Yvonne Muster an der SOGo-Schnittstelle (https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/) an, erscheint der Termin, zu dem Xaver Muster sie einlädt, bereits in ihrem Persönlichen Kalender. Der Termin ist durch eine gestrichelte Linie als Terminvorschlag gekennzeichnet. Er wird über die Einladungs-E-Mail von Xaver Muster im SOGo bestätigt oder verworfen. Dazu wird auf die Registerkarte Mail gewechselt.

Die E-Mail von Xaver Muster wird geöffnet.

Der Termin und die eingeladenen Personen werden angezeigt. Yvonne Muster kann zwischen mehreren Optionen wählen, wie sie mit der Einladung verfahren will:

  • Akzeptieren: Sie nimmt den Termin an
  • Verwerfen: Sie lehnt den Termin ab
  • Vorläufig: Sie nimmt den Termin unter Vorbehalt an
  • Übertragen ...: Sie leitet den Termin an eine dritte Person weiter, die an ihrer Stelle die Einladung annehmen soll.

Im Beispiel nimmt Yvonne Muster den Termin über Akzeptieren an. Der Termin wird dadurch endgültig in den Persönlichen Kalender übernommen und Xaver Muster wird per E-Mail von der Terminbestätigung benachrichtigt.

Neuen SOGo-Kalender anlegen und mit mehreren Personen nutzen

Neben dem Persönlichen Kalender, den jeder Benutzer standardmäßig besitzt, gibt es die Möglichkeit weitere Kalender anzulegen. Diese können mit anderen Benutzern (vorausgesetzt, sie verfügen über eine Benutzerkennung im Rechenzentrum) zur gemeinsamen Termin- und Aufgabenverwaltung genutzt werden. Das folgende Szenario beschreibt, wie der fiktive Benutzer Xaver Muster einen neuen Kalender anlegt und diesen Yvonne Muster zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung stellt.

Nachdem Xaver Muster sich an der SOGo-Schnittstelle (https://sogo.uni-osnabrueck.de/SOGo/so/) angemeldet hat, muss er die folgenden Schritte ausführen, um einen neuen Kalender anzulegen:

  1. Auswählen des Menüpunktes Kalender
  2. Auswählen der Registerleiste Kalenderliste
  3. Die Schaltfläche Neuer Kalender ... selektieren
  4. Einen Namen für den Kalender vergeben (hier: Dienstkalender)

Mit OK richtet er den Dienstkalender ein.

Damit der Dienstkalender auch von Yvonne Muster genutzt werden kann, muss Xaver ihn mit speziellen Rechten versehen. Hierzu fokussiert er den Dienstkalender mit der Maus und klickt auf die linke Maustaste. Aus dem Kontextmenü wählt er den Menüpunkt Benutzerrechte... aus.

Jetzt wählt Xaver die Schaltfläche mit dem +-Symbol aus.

In das Suchfeld gibt er den Namen Yvonne Muster ein. SOGo durchsucht nun die Benutzerdatenbank nach Einträgen zur Person Yvonne Muster. Der Treffer Yvonne Muster <ymuster@uni-osnabrueck.de> wird ausgegeben. Dieser wird selektiert. Über Hinzufügen ... startet der Dialog, mit dem Xaver Muster im nächsten Schritt Yvonne Muster die Benutzerrechte an seinem Dienstkalender zuweist.

Yvonne Muster werden die folgenden Rechte auf die Kalenderdaten von Xaver Muster gegeben:

  • Öffentlich: Ändern (Sie darf Termine in Xaver Musters Kalender, die als Öffentlich gekennzeichnet sind, ändern.)
  • Vertraulich: Alles sehen (Sie darf Termine in Xaver Musters Kalender, die als Vertraulich gekennzeichnet sind, sehen.)
  • Privat: Keine (Sie darf Termine in Xaver Musters Kalender, die als Privat gekennzeichnet sind, nicht sehen und nicht ändern..)

Die ausgewählten Rechte für Yvonne Muster werden über Speichern aktiviert.

Hinweis: Es stehen zusätzlich die beiden optionalen Benutzerrechte "Diese Person kann Objekte in meinem Kalender hinzufügen" und "Diese Person kann Objekte in meinem Kalender löschen" zur Verfügung.

Yvonne Muster taucht jetzt in der Liste der Benutzer auf, denen Xaver Muster Benutzerrechte an seinem Dienstkalender gegeben hat. Durch Aktivieren des Optionsfeldes Für den Benutzer abonnieren wird Yvonne Muster bei ihrer nächsten Anmeldung an der SOGo-Schnittstelle automatisch der Dienstkalender von Xaver Muster angezeigt.

Kalender mit Klienten oder mobilen Endgeräten nutzen (synchronisieren)