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Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht wird benötigt, um während Abwesenheitszeiten vom Arbeitsplatz (Urlaub, Krankheit, etc.) eingehende E-Mails automatisch mit einem zuvor generierten Nachrichtentext zu beantworten. Sie wird über die SOGo-Schnittstelle eingerichtet. Der folgende Text beschreibt, die dafür benötigten Arbeitsschritte.

Voraussetzung

Das Einrichten einer Abwesenheitsnachricht ist nur mit einer gültigen Benutzerkennung im Rechenzentrum der Universität Osnabrück möglich.

Einrichten einer Abwesenheitsnachricht

Eine Abwesenheitsnachricht lässt sich über die SOGo-Schnittstelle unter dem Link https://sogo.uos.de/ einrichten.

Der Anmeldebildschirm von SOGo erwartet die folgenden Eingaben:

Benutzername: die Benutzerkennung (hier: xmuster)
Passwort: das zur Benutzerkennung gehörende Passwort

Über die Schaltfläche Anmelden wird der Authentifizierungsvorgang des Benutzers gestartet.

Jetzt wird der Menüpunkt Einstellungen selektiert.

Auf der Karteikarte Abwesenheit werden die folgenden Eingaben erwartet:

  1. Zunächst wird der Mailtext verfasst, der während der Abwesenheitszeit an die Absender eingehender Mails automatisch zurückgesendet wird.
  2. In das Eingabefeld E-Mailadressen (getrennt durch Kommata) müssen alle zur Benutzerkennung zugehörigen Mailadressen angegeben werden (hier: xmuster@uni-osnabrueck.de, xmuster@uos.de, xaver.muster@uos.de, xaver.muster@uni-osnabrueck.de).

    Hinweis: Studenten besitzen standardmäßig 2 Mailadressen (Benutzerkennung@uos.de und Benutzerkennung@uni-osnabrueck.de).
    Mitarbeiter der Universität Osnabrück verfügen zusätzlich über 2 weitere Mail-Adressen, die sogenannten Mail-Aliasadressen, die - bis auf wenige Ausnahmen - aus dem Vor- und dem Nachnamen gebildet werden. Sie besitzen demzufolge standardmäßig 4 Mailadressen, wie am Beispiel des fiktiven Mitarbeiters Xaver Muster zu sehen ist, die alle in das Eingabefeld E-Mailadresse ... durch Kommata getrennt einzugeben sind.

  3. Das Optionsfeld Automatische Abwesenheit aktivieren muss ausgewählt werden.
  4. Das Optionsfeld Automatische Abwesenheitsnachricht abschalten kann aktiviert und mit einem passenden Datum versehen werden. Dadurch wird die Abwesenheitsnachricht automatisch zu dem angegebenen Zeitpunkt deaktiviert.
  5. Die getroffenen Einstellungen werden über Speichern und Schließen aktiviert.

Deaktivieren einer Abwesenheitsnachricht

Eine eingerichtete Abwesenheitsnachricht wird über die SOGo-Schnittstelle unter dem Link https://sogo.uos.de/ deaktiviert.

Der Anmeldebildschirm von SOGo erwartet die folgenden Eingaben:

Benutzername: die Benutzerkennung (hier: xmuster)
Passwort: das zur Benutzerkennung gehörende Passwort

Über die Schaltfläche Anmelden wird der Authentifizierungsvorgang des Benutzers gestartet.

Jetzt wird der Menüpunkt Einstellungen selektiert.

Auf der Karteikarte Abwesenheit ist das Häkchen ist aus dem Kontrollkästchen Automatische Abwesenheitsbenachrichtigung aktivieren zu entfernen. Über Speichern und Schließen werden die getroffenen Einstellungen gesichert.